Oprogramowanie rejestracji czasu pracy

System rejestracji czasu pracy pracowników- system rcp

to rozwiązania powszechnie stosowane zarówno w firmach prywatnych, jak i urzędach administracji państwowej. Poza systemami kadrowo-płacowymi są istotnym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą. Czas pracy, długość dobowych odpoczynków, praca ponad czas normatywny są ściśle regulowane w przepisach, zarówno krajowych jak i unijnych. Kontrolą, na ile przepisy są przestrzegane, zajmują się powołane do tego urzędy i instytucje: Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Transportu Drogowego. Przepisy odnośnie norm czasu pracy obowiązują wszystkich zatrudnionych na stanowiskach niekierowniczych i zgodnie z obowiązującym prawem, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencje czasu pracy. Mimo różnic pomiędzy rozliczaniem czasu pracy wynikających z wielkości etatu, rodzaju służby, charakteru wykonywanej pracy, w szczególności np.: kierowcy, to jednak zasady rozliczania i ewidencji czasu pracy są identyczne. Inną rolą systemów rcp jest dyscyplinowanie załogi. O ile programy kadrowo-płacowe to niezwykle ważne aplikacje wspomagające zarządzanie firmą, o tyle systemy rcp to aplikacje powiązane z urządzeniami i to czyni je interesującymi z punktu widzenia nie tylko inżynierskiego.

Czytniki czasu pracy (czytniki rcp, zegary czasu pracy, rejestratory czasu pracy)

System rejestracji czasu pracy to zasadniczo trzy elementy: urządzenia rejestrujące początek i koniec pracy, przerwy, wyjścia prywatne, identyfikatory pracowników, oprogramowanie do ewidencji czasu pracy. Urządzenia rejestrujące nazwane potocznie jako czytniki czasu pracy to elektroniczne urządzenia posiadające pamięć, w której przechowywane są zarejestrowane zdarzenia, zwykle od 12 000 wzwyż. Kolejnym ważnym elementem budowy czytników jest zegar wskazujący aktualny czas, przyciski umożliwiające zmianę trybu rejestracji np.: z wejścia na wyjście, wyjście służbowe. Większość dostępnych czytników nie różni się między sobą budową, a jedynie wzornictwem, wielkością pamięci, wielkością i rodzajem wyświetlacza, sposobem podłączenia do komputera (bezpośrednio do komputera lub poprzez sieć LAN), rodzajem środka identyfikującego pracownika - identyfikatora.

Identyfikatory rcp (karty zbliżeniowe)

Około 10 lat temu niezwykle popularne stawały się karty elektroniczne z chipem, potocznie zwane kartami chipowymi. Powstające wówczas urządzenia kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy opierały się właśnie na takich kartach. Pojemność pamięci kart elektronicznych oraz stopień ochrony danych, jaki gwarantowały, praktycznie uniemożliwiało podrobienie, czy skopiowanie karty, a to z kolei czyniło z nich idealne rozwiązanie jako identyfikator pracownika. Szybko więc zaczęły wypierać popularne karty magnetyczne – mało odporne na uszkodzenia, łatwe do skopiowania. Mimo wielu zalet nie zyskały popularności – urządzenia były zawodne, szybko się zużywały elementy stykowe - kontakty, zapewniające połączenie pomiędzy kartą, a elektroniką. Często też nie sprawdzały się w środowisku zapylenia i kurzu, które powodowały uszkodzenia kontaktów w rejestratorze, a przecież na halach produkcyjnych nie zawsze panują sterylne warunki. Dlatego gdy pojawiły się karty elektroniczne zbliżeniowe szybko zastąpiły one karty magnetyczne i elektroniczne z chipem. Zastosowanie kart zbliżeniowych wyklucza praktycznie awarie mechaniczne czytników. Urządzenia stały się bezawaryjne. Rejestracja nie wymaga kontaktu karty z czytnikiem. Sama rejestracja jest prostsza – nie wymaga precyzyjnego trafienia w szczelinę na kartę, szybsza, równie pewna, jak w przypadku poprzednich rodzajów identyfikatorów. Urządzenia opierające się na kartach zbliżeniowych są obecnie najczęściej stosowane i nic nie wskazuje, że ta tendencja się zmieni w krótkim czasie. W krótkim czasie może nie, jednak w przyszłości podstawowym identyfikatorem będzie palec, w szczególności linie papilarne. Urządzenia na linie papilarne, czytniki biometryczne, są już dostępne. Ceną nie odbiegają od tradycyjnych na karty zbliżeniowe, jednak trudno powiedzieć , że stanowią już groźną konkurencję. Przede wszystkim proporcjonalnie do ceny rośnie precyzja i niezawodność w odczycie linii papilarnych. Tańsze rozwiązania mają sporadycznie kłopot z rozpoznaniem właściciela palca, jednak nie jest to regułą i należy przyjąć to jako cechę tego typu rozwiązania, a nie wadę. Należy się liczyć z kilkukrotnym przyłożeniem palca do skanera w celu identyfikacji. Innym zupełnie niezależnym czynnikiem powstrzymującym wzrost zastosowań czytników biometrycznych jest niejednoznaczna sytuacja prawna – uprawnienia do zbierania i przechowywania odcisków palca pracowników. Wielu potencjalnych użytkowników rezygnuje z wygody i obniżenia kosztów poprzez rezygnacje z wydatku na karty, właśnie ze względu na niejednoznaczny prawnie charakter identyfikacji jak i stanowisko załogi , często przeciwnej „zbieraniu odcisków palców”. Trzeba jednak dodać, że większość znanych urządzeń biometrycznych zapisuje dane biometryczne w pamięci nie umożliwiając użytkownikom zapisania danych „na zewnątrz”, jednak trzeba też pamiętać zawsze o możliwości istnienia „tylnych drzwi”.

Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy - najważniejszy element systemu rcp

Po zarejestrowaniu zdarzenia wejścia i wyjścia do firmy czytnik przechowuje te informacje tak długo, dopóki odpowiednie oprogramowanie nie pobierze tych danych z pamięci i nie zapisze na dysku komputera. O ile wybór czytnika, czy identyfikatora to kwestia wyboru pomiędzy ceną urządzeń, wzornictwem, ceną i rodzajem identyfikatorów, o tyle oprogramowanie rejestracji czasu pracy jest najważniejszym elementem całego systemu. Od niego bowiem zależy, czy zapamiętane zdarzenia zostaną prawidłowo przeliczone, uwzględniając wszystkie warunki określone w przepisach, ale co czasem najważniejsze – określone również regulaminami obowiązującymi w zakładach pracy. Cechą dobrego programu jest dostarczenie wystarczającej ilości funkcji umożliwiających rozliczenie czasu pracy, nadgodzin, pracy w nocy, dni wolne od pracy, zgodnie z wolą użytkownika, ale opierając się na obowiązujących przepisach. Zastosowanie takiego systemu często może prowadzić do zaskakujących odkryć dokonywanych przez użytkowników. Najczęściej spotykanym jest fakt, iż nie przestrzega się obowiązkowych przerw w pracy i zapomina o zasadzie dobowego rozliczania czasu pracy. Zwykle pracownicy pracujący na pierwszą zmianę, w zastępstwie lub w wyniku źle zaplanowanej pracy przychodzą na nocną zmianę, co użytkownik uświadamia sobie dopiero gdy program przedstawi mu to np. w formie nadgodzin. Do tej pory na podstawie podpisanych list nikt nie był świadomy takiego stanu rzeczy, bądź uważane to było za zjawisko sporadyczne, a w rzeczywistości staje się zmorą działów kadr. Wiele programów gubi się w rozliczeniach, najczęściej jeśli pracownik wchodził i wychodził z pracy na przełomie doby, traktując to jak pracę w ciągu dwóch dni, co przecież nie zawsze jest zgodne z prawdą. Innym błędem jest nieprawidłowe wyliczanie czasu pracy bez uwzględnienia dobowego wymiaru pracy. Przykładem programu, który z powodzeniem może być stosowany zarówno w dużych firmach jak i zatrudniających niewielu pracowników jest RcpAccessnet+. W oparciu o wcześniej zdefiniowane kalendarze, w których określono dni robocze i wolne program potrafi wyliczyć bezbłędnie czas pracy, nadgodziny, czas pracy w nocy i inne wymagane przepisami parametry pracy. Program potrafi domyślić się, na którą godzinę miała zaplanowaną prace osoba przychodzący do pracy i odpowiednio rozliczyć czas pracy wg reguł obowiązujących w zakładzie pracy – wykazać nadgodziny, bądź nie, zaliczyć wcześniejsze wejście lub nie, zaliczyć do czasu pracy późniejsze wyjście, uznać za odpracowanie itd. Udostępniona internetowa aplikacja rcp online ma wszelkie cechy programu okienkowego odnośnie funkcjonalności, ale niesie ze sobą dodatkowe, interesujące możliwości.

Internetowe aplikacje rcp online, wersje przeglądarkowe

Do tej pory producenci systemów rcp oferowali aplikacje głównie dla Windows. Dla Linux praktycznie nie istniały. Aktualnie oferowane są rozwiąznaia również dla Linux x86/AMD64, Ubuntu, Mac OS X 10.7+ 64-bit oraz Win 32/64. Mimo, że trudno znaleźć program niepracujący w sieci, to zastosowanie zwykłych programów w sieci WAN jest dość kłopotliwe. Innym zwykle trudno rozwiązywalnym problemem jest udostępnienie do wglądu informacji o czasie pracy pracownikom – ze względu na ograniczenie licencją aplikacji, zastosowanego serwera baz danych, umożliwienie centralnego rozliczenia i zaplanowania czasu pracy firmie z wieloma oddziałami, bez połączenia LAN. Aplikacja rcp online dostępna przez Internet rozwiązuje wszystkie wyżej wspomniane problemy. Aplikacja RcpAccessWeb+ w zamierzeniu producenta ma być darmowa, potencjalny użytkownik powinien jedynie zakupić czytniki rcp. Rozwiązanie idealne dla małych firm – stale aktualizowane, darmowe oprogramowanie, działające bez potrzeby instalacji, dostęp z dowolnej lokalizacji, bądź dla dużych firm – jako zdalna kontrola pracy w oddziałach. Po krótkim okresie bumu internetowego, kiedy to starano się przenieść każdą aplikacje okienkową do sieci i równie szybkiego odejścia od tych idei, znowu pojawia się, zapoczątkowana przez Googla, tendencja do zagospodarowania Internetu dla potrzeb programów biurowych. Innym ciekawym zastosowaniem jest umożliwienie firmom HR zdalnego dostępu do danych o czasie pracy pracowników, bez potrzeby dojazdów i lokalnego rozliczania. Daje to możliwość rozszerzenia usług, nie tylko ograniczając się do lokalnego klienta, ale również zlokalizowanego w dowolnym rejonie kraju. Rozwiązanie jest samo w sobie innowacyjne i jak na razie nie spotyka się podobnych rozwiązań, stąd warto zapoznać się z nim bliżej.

Wdrożenie systemów rejestracji i ewidencji czasu pracy

Systemy rejestracji czasu pracy mogą być tak samo nieskuteczne jak papierowe listy, lub utrapieniem użytkowników. Wszystko zależy od stopnia zdyscyplinowania załogi i ustalonych wraz z uruchomieniem systemu regulaminów. Nawet najlepszy system rcp nie będzie spełniał swoich zadań jeśli pracownicy nie będą rejestrować wejść i wyjść. Sytuacje takie mają często miejsce gdy pracownicy spóźniają się lub wychodzą za wcześnie. Aby ukryć ten fakt zwyczajnie nie są rejestrowane wejścia lub wyjścia. Dobry regulamin określający konsekwencje takiego zachowania pomoże wyeliminować takie przypadki. Jest to istotne, ponieważ, aby policzyć czas należy mieć godzinę wyjścia i godzinę wejścia, różnica obydwu jest dopiero wynikiem do dalszej obróbki. Jeśli któregoś zdarzenia brakuje niemożliwe jest dalsze rozliczenie. W tej sytuacji użytkownik może uzupełnić brakujące zdarzenie, jednak gdy załoga liczy 200 osób, każda raz w miesiącu zapomni zarejestrować wejście, to system, który miał przyspieszyć i pomóc w pracy, nagle staje się narzędziem pochłaniającym więcej czasu, niż zakładano. Staje się utrapieniem. Dlatego wraz z systemem należy wprowadzić regulaminy jasno określające konsekwencje braku rejestracji, w których pracownik powinien zdawać sobie sprawę, że czasem lepiej mieć spóźnienie, niż np. nieobecność nieusprawiedliwioną. Oczywiście są sytuacje losowe, te również należy uwzględnić – zgubienie, uszkodzenie karty itp.

Perspektywy i rozwój

Z pewnością pamiętają Państwo ręczne karty zegarowe. Jeszcze do niedawna spotykane w zakładach pracy. Rozwój elektroniki, upowszechnienie Internetu zwiększają pola rozwoju również systemów rcp. Pojemność pamięci czytników jest już tak duża, że z praktycznego punktu widzenia dalsze zwiększanie nie ma sensu, ponieważ i tak w większości firm nie jest w całości wykorzystywana. Szybka wymiana identyfikatorów z magnetycznych, na chipowe i obecnie zbliżeniowe, jest efektem widocznego w ciągu ostatnich 10 lat szybkiego tempa rozwoju elektroniki. Technologie biometryczne, niedawno praktycznie niedostępne lub osiągalne, ale za bardzo wysoką cenę, traktowane były jako technologiczne gadżety. Obecnie biometryczne czytniki czasu pracy znalazły zastosowanie i wkrótce będą stanowiły konkurencje dla urządzeń na karty zbliżeniowe. Łatwy dostęp do Internetu, rozwój firm, tworzenie oddziałów w innych miastach, tworzenie filii firm zagranicznych w Polsce, to z kolei generuje potrzeby dostępu do danych poprzez Internet, zdalnego zarządzania, możliwości zbierania danych ze zdalnych lokalizacji itp. Proste zdawałoby się systemy rejestracji czasu pracy stają się polem technologicznych wyścigów i stałego wzrostu zaangażowania technologii z innych dziedzin techniki, pozornie ze sobą i rejestracją czasu pracy nie związaną. Mając na uwadze ogromne zmiany w ciągu 10 ostatnich lat, z ciekawością należy patrzeć w przyszłość, bo z pewnością będzie się dużo zmieniać. Autor jest specjalistą ds. wdrożeń i oprogramowania firmie Polman-Software