System Rejestracji Czasu Pracy Pracowników

Wprowadzenie do elektronicznej rejestracji czasu pracy pracowników - element rozwoju przedsiębiorstwa

Uruchomienie i skuteczne wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy pracowników w firmie to doskonały sposób na zautomatyzowanie czynności, które i tak działy HR mają obowiązek prowadzić – ewidencję czasu pracy. Ewidencja czasu pracy w formie dokumentacji jest podstawą do naliczenia wynagrodzenia pracownikom. Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest dobrą wolą pracodawcy. To obowiązek wynikający z art. 149 K.p. Klasycznie prowadzona ewidencja tj. w formie dokumentacji papierowej jest zgodna z prawem i przepisami. Te bowiem nie definiują sposobu prowadzenia ewidencji oraz jej formy. Jednak zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej określone są minimalne wymagane informacje odnośnie prawidłowo prowadzonej ewidencji:

  • informacja o czasie pracy w dni robocze, praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach
  • oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
  • ponadto wymagane jest ewidencjonowanie informacji o czasie dyżurów, ewidencja urlopów innych rodzajów absencji

Ewidencję należy prowadzić na bieżąco, przez cały okres zatrudnienia pracownika, obowiązkowy czas przechowywania to 3 lata.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286, Dz.U. z 2002 r. Nr 214, poz. 1812, Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2293, Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869, Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971)1

Klasycznie prowadzone ewidencje ograniczają się do papierowej dokumentacji, potwierdzającej jedynie obecności pracowników i ich przybycia. Potwierdzane to jest składanym przez pracownika podpisem. Lista obecności jako dokument i jej prowadzenie nie jest obowiązkowe, a dopiero lista obecności uzupełniona o dodatkowe informacje może stać się ewidencją czasu pracy, której prowadzenie jest obowiązkowe.

Prowadzenie papierowej listy obecności i tak wymusza prowadzenie niezależnie ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Papierowa lista obecności nie jest wiarygodnym źródłem informacji. Sam podpis pracownika i podana godzina przybycia lub opuszczenia zakładu nie zawsze musi być zgodna z prawdą, wymaga weryfikacji. Ale jak to zweryfikować? Skrajnym, ale możliwym do wyobrażenia zdarzeniem jest sytuacja, gdy podpis składa pracownik za pracownika. Papierowe listy wymagają ręcznego wprowadzenia do innych systemów kadrowo-płacowych, dostarczając dodatkowej pracy i pochłaniając czas.

Wprowadzenie elektronicznej rejestracji czasu pracy eliminuje wszelkie niedogodności wynikające z prowadzenia papierowych list obecności. Rejestracja kartą jest podpisem pracownika, poświadczającym jego obecność, czytniki rejestracji czasu pracy zapisują dokładną godzinę rozpoczęcia czasu pracy i zakończenia. Zapis dokonuje się w formie elektronicznej, przepisy prawa nie definiują formy prowadzenia ewidencji czasu pracy, a zatem w sposób legalny i dozwolony prawem. W związku z faktem, iż zapis odbywa się z dokładnością co do sekundy uzyskujemy dodatkowe korzyści, nieosiągalne dla formy klasycznej.

Jednym z nowych, istotnych korzysci to możliwość wyliczania spóźnień, wcześniejszych wyjść, a wiec możemy poznać rzeczywiste godziny pracy. Rozszerza to znacząco zakres uzyskiwanych korzyści np. daje możliwość dyscyplinowania pracowników. Szczególnie ważne na zmianach nocnych, kiedy to zarząd i kierownictwo w dużej częsci są nieobecni. Dyscyplinowanie pracowników zwiększa efektywność.

Straty z tytułu niedopracowanych minut, sumujących się w miesiącu w godziny są wykrywane i mogą być natychmiast raportowane. Zapisane w sposób cyfrowy dane w łatwy i szybki sposób są przetwarzane, uzyskanie dowolnej informacji o czasie pracy, spóźnieniach, niedopracowaniach, nadgodzinach, ucieczkach, itd jest znacznie szybsze, niż analiza papierowa. Elektroniczny system umożliwia stałą kontrolę i automatyzacje działań.

Prowadzona w sposób elektroniczny rejestracja czasu pracy w oparciu o czytniki kart zbliżeniowych wnosi nie tylko oszczędności wynikające ze wzrostu dyscypliny i efektywności, ale również oszczędza czas i zmniejsza koszta związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Jako narzędzie może w sposób wszechstronny wspierać pracę działów HR. Poprzez integrację z aplikacjami płacowymi stają się istotnym elementem procesu zarządzania przedsiębiorstwem.

"Rejestracja czasu pracy" to system składający się z oprogramowania do rozliczania czasu przepracowanego przez pracowników, urządzeń rejestrujących początek i koniec pracy, urządzeń dodatkowych, bez których system rcp nie mógłby działać. Głównym zadaniem systemu jest dostarczanie analiz o czasie pracy pracowników, podniesienie dyscypliny wśród pracowników, wsparcie działów HR w zarządzaniu pracownikami, planowanie czasu pracy.
Wszelkie zestawienia użytkownicy uzyskują w postaci kart pracy zawierających informacje o czasie pracy, nadgodzianch, czasie pracy w nocy. Dodatowe zestawienia zawierają informacje o spóźnieniach, niedopracowaniach, czasie spędzoym na wyjściach prywatnych. Ewidencja wyjść służbowych to również główny aspekt rozliczania godzin pracy.

Oprogramowanie RCP

Wymagania stosowane do programów to zgodność z Kodekasem Pracy i jego nowelizacjami, zgodność z Ustawą o Służbach Cywilnych, elastyczność programu umożliwiająca konfiguracje planu pracy uwzględniając powyższe oraz regulamin pracy firmy.
Wybór oprogramowania jest najważniejszym apektem podczas wyboru oferenta. Jakość programu decyduje o jakości całego systemu.

Oprogramowanie rcp powinno posiadać minimum następujące funkcjonalności:
  • możliwośc korekcji zdarzen wejść/wyjść z zachowaniem informacji, kto dokonywał korekcji
  • szeroki wybór zestawień, analiz opartych na Kodeksie Pracy i Ustawie o Służbach Cywilnych, jeśli system ma mieć zastosowanie w jednostach administracji państwowej
  • możliwość planowania pracy w formie graficznej
  • możliwość udostępniania danych pracownikom przez aplkacje on-line
  • eksport i import danych z programów kadrowo-płacowych


Czytniki RCP

Kolejnym, istotnym elementem systemu są rejestratory czasu pracy, zwane też jako czytniki rcp.

Aktualnie dostępne są zegary rejestrujące wejścia i wyjścia z pracy na podstawie następujących mechanizmów:
  • karty zbliżeniowej
  • PIN
  • odcisku palca - biometryczne
  • analizy rysów twarzy
  • kombinacji powyższych

Warty zwrócenie uwagi jest fakt, że aktualnie dostepne urządzenia mogą być zasilane 5V, 12V lub PoE. Ma to istotne znaczenie podczas planowania instalacji, w szczególności we własnym zakresie. Modele zasilane PoE mogą być wręcz montowane przez użytkowników samodzielnie.

Większość rejestratorów oferuje możliwość przełączania trybu pracy z rejestracji wejścia na wyjście za pomocą przycisków. W przypadku dużych przedsiębiorstw, gdzie praca odbywa się na zmiany warto zainstalować dwa czytniki do rejestracji osobno wejścia i wyjścia. Wyklucza to ewentualne pomyłki podczas rejestracji. Powoduje to uniknięcie najczęściej pojawiajacego sie problemu, np.: braku wejscia lub podwóje wejście. Zdarzenia takie wymagają korekcji, co może byc przyczyną dodatkowej pracy. Warto tego uniknąć.

Podłączanie rejestratora do systemu. Najczęście stosowane jest podłączenie przez LAN, aczkolwiek czytniki oferują możliwość podlączenia przez RS485/RS232, technologia dość przestażała i wogóle już nie akceptowana. Wiele modeli ma możliwość pobierania danych o wejściach poprzez USB. Rozwiązanie jest stosowane, gdy brak możliwości podłączenia kabli wyklucza tą forme komunikacji on-line.

Instalacja systemu RCP

Kolejny aspekt warty rozważenia to instalacja systemu rejestracji czasu pracy.

Proces ten wymaga przeanalizowania wymagań zamawiającego odnoście:
  • ilości przejść
  • ilości pracowników
  • wymaganych funkcjonlaności jak: kontrola otwarcia drzwi, sterowanie bramkami obrotowymi, szlabanem
  • montaż czytników na zewnątrz - odpowiedni dobór konfiguracji i typów urządzeń
  • wymagania odnośnie rodzaju identyfikacji: biometria, karty zbliżeniowe, PIN, analiza rysów twarzy, kombinacji wymienionych
  • zastosowanie bramek obrotwych


Rozpoznanie potrzeb użytkownika

Dobór właściwego sprzetu i elementów dodatkowych i akcesorów systemu kontroli dostępu jak:
  • przyciski otwarcia drzwi
  • dopychacze
  • przyciski p.poż
  • zasilacze i ich liczba

Prawidłowo działający system rejestracji czasu pracy to nie tylko czytnik podłączony do komputera. W bardziej rozbudowanych instalacjach istotne jest prawidłowy dobór urządzeń i akcesoriów w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania samych drzwi. Niewłaściwie dobrany rodzaj elektrozaczepu, typ NO lub NC, niewłaściwie dobrany dopychacz, niewłaściwa liczba zasilaczy, nie uwzgledniajaca spadków napięc wraz z odległoscia od drzwi. Nieergonomiczne przyciski otwarcia drzwi, zamontowane w niewłaściwym miejscu. Zły wybór zwora - elektrozaczep. To są aspekty, ktore należy prawidłowo rozpoznać. Pomyłka skutkuje niezadowolenim klienta lub złą kalkulacja oferty.

Wygoda, prestiż, pewność

Istnieją dodatkowe elementy mające wpływ na jakość systemu i pracy z nim. Nadruki na kartach - zalecane wcelu podniesienia prestiżu firmy, eleganckie logo firmy na pewno doskonale prezentuje sie na karcie, która nie tylko służy jako identyfikator, ale także jako wizytówka. Istnieje możliowść nadruku kolorowego CMYK lub monochormatyczny - biało czarny.

Dodatkowy czytnik USB umożliwiający rejestrację kart w systemie znacząco podniesie komfort pracy. Zgubienie karty, wymiana karty, wyrejestrowanie pracownika, zatrudnianie nowego to sytuacje, gdy szybkość i wygoda bedą zapewnione dzięki zastosowaniu właśnie czytnika USB. W szybki i wygodny sposób można zarejestrować kartę w bazie programu i automatycznie rozesłać do wszystkich czytników.

Gwarancję, iż pracownicy nie będą wymieniać sie kartami może zapewnić czytnik z wbudowana kamerą lub dodatkowe oprogramowanie wraz z dodatkową kamerą - rejestracja wideo. Każda rejestracja na czytniku w obu przypadkach skutkuje wykonaniem zdjęcia, umożliwiając późniejszą identyfikaję osoby. Innym sposobem zabezpieczenia się przed wymianą kart pomiędzy pracownikami jest zastosowanie bramek obrotowych.

Szkolenia i wsparcie

Właściwe szkolenie, dla administratora, użytkownika, pracownika, zapewnienie odpowiedniej ilości godzin szkolenia, a nastepnie wsparcia użytkownika to działania mające na celu pomoc w zrozumieniu istniejacych problemów podczas użytkowania systemu. Sposoby naliczania czasu pracy, ewentualne niezgodności wynikające np. z braku wejść lub wyjść, niewłaściwie skonfigurowanie programu, mogą być w początkowym okresie źródłem dodatkowej pracy dla użytkownika. Jednak w wyniku właściwego podejścia, odpowiedniego szkolenia oraz nabywanego doświadczenia użytkownik może samodzielnie obsługiwać system.